• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

 

Wat zijn de kosten voor het digitaliseren van een archief?

 

Wat zijn de kosten voor het al dan niet digitaliseren van uw archief? Of het nu om archieven gaat met bouwvergunningen, waardevol cultuurhistorisch materiaal, (handgeschreven) medische dossiers of personeelsadministraties, voor veel organisaties geldt dat niet inzichtelijk is wat de kosten zijn van het blijven omgaan met een analoog archief. Ook blijven zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en onnavolgbaar grote archiefstructuren demotiveren. Daarnaast mist inzicht in de kostenbesparende mogelijkheden voor het verkrijgen van direct doorzoekbare, gedigitaliseerde data.


2dA ervaart het niet inzichtelijk zijn van de kostenbepalende factoren voor het aanhouden van een (deels) analoog archief versus een gedigitaliseerde variant als een gemiste kans; Met een markt waarin de waarde van – goed doorzoekbare en/of analyseerbare – data toeneemt is het tijd om de de kosten en mogelijkheden op een rijtje te zetten.

 

Data het product van de toekomst!

Waar ruimtegebrek en juridische bewaarplichten de gangbare motieven vormen om tot digitalising van een archief over te gaan, zijn ook efficiencyverhoging en kostenbesparing belangrijke factoren geworden om een documentconversie te overwegen. Steeds meer wordt ook de waarde van direct toegankelijke, goed doorzoekbare en snel deelbare data gezien. Met digitalisering kunnen nieuwe business opportunities worden gerealiseerd. Dus wat bepaalt nu precies de kosten voor het digitaliseren van een archief?

 

Interessante kostprijs voor archief digitaliseren (scannen incl. data optimalisatie)

De kosten voor het digitaliseren van een archief zijn allereerst afhankelijk van de hoeveelheid te scannen materiaal (m1). De diversiteit van het originele archiefmateriaal is een tweede factor; Met name grote formaten en waardevol en/of kwetsbaar materiaal vragen om handwerk, zorgvuldigheid en/of veiligheidsaspecten die voorafgaand aan een digitaliseringproject moeten worden begroot. Digitaliseringspecialist 2dA ziet in de doelstellingen van de opdrachtgever echter de belangrijkste insteek voor het vaststellen van de correcte prijs; De benodigde kwaliteit na digitaliseren, de mate en aard van toekomstige digitale data vormen de uitgangspunten om tot een projectplan te komen waarna gericht gedigitaliseerd wordt naar toekomstige gebruiksbehoefte. 2dA biedt u daartoe drie kwaliteitniveaus. Zo krijgt u altijd de beste prijs;

 

Level 1  •  2dA – SCANNEN | Standaard

  • Procesplan
  • Outtake (aanlevering origineel archiefmateriaal van opdrachtgever)
  • Intake (ontvangst origineel archiefmateriaal door 2dA)
  • Registratie (binnenkomend materiaal)
  • Rapportage (terugkoppeling vergelijk geregistreerde materialen en door opdrachtgever aangeleverde overzichten op dossierniveau)
  • Kwaliteitcontrole - Standaard
    gescande data wordt op documentniveau gecontroleerd op ondermeer: beeldkwaliteit, leesbaarheid en volledigheid

>      Max. toegestane foutpercentage: 2,5 %

>>    OCR-kwaliteit: Standaard

>>>  Toepassing 2dA Control® en 2dA Track&trace System®

  • Beveiligde uitlevering digitale data (standaard op hoogste niveau):PDF-A*

 

 

Level 2    2dA - SCANNEN | Substitutienorm

  • Procesplan
  • Outtake (aanlevering origineel archiefmateriaal van opdrachtgever)
  • Intake (ontvangst origineel archiefmateriaal door 2dA)
  • Registratie (binnenkomend materiaal)
  • Rapportage en verslaglegging
    terugkoppeling vergelijk geregistreerde materialen en door opdrachtgever aangeleverde overzichten op dossierniveau t.b.v. Aanvraag voor Vernietiging, conform de Substitutienorm
  • Kwaliteitcontrole – Substitutieniveau
  • voor documentconversies waarbij oorspronkelijk archiefmateriaal in aanmerking moet kunnen komen voor vernietiging (na digitalisering)

>       Max. toegestane foutpercentage: 0,5%

>>     OCR-kwaliteit: Hoogste niveau

>>>   Toepassing 2dA Control® en 2dA Track&trace System®

>>>> Bewaarplicht: oorspronkelijk archiefmateriaal kan in aanmerking komen voor vernietiging (na digitalisering)

  • Beveiligde uitlevering digitale data (standaard op hoogste niveau):PDF-A*

 

Level 3  •   2dA – SCANNEN | Optimum

  • Procesplan
  • Outtake (aanlevering origineel archiefmateriaal van opdrachtgever)
  • Intake (ontvangst origineel archiefmateriaal door 2dA)
  • Registratie (binnenkomend materiaal)
  • Rapportage (terugkoppeling vergelijk geregistreerde materialen en door opdrachtgever aangeleverde overzichten op dossierniveau en conform de 2dA)
  • Kwaliteitscontrole:meetbaar conform 2dA-Norm of Substitutienorm op dossier of documentniveau**, overal en te allen tijde – geautoriseerd - controleerbaar door opdrachtgever, vanaf moment van aanlevering origineel materiaal
  • Beveiligde uitlevering digitale data (standaard op hoogste niveau): PDF-A*
  • Dataoptimalisatie**, optioneel:

-       Maximalisatie OCR-kwaliteit

-       Comprimering (van originele bestanden voor extreem snelle raadpleging van digitale dossiers)

-       Volledig geautomatiseerde - inhoudelijke - controle digitale dossiers

-       Metadatering
>      Max. toegestane foutpercentage: 0.5%**

>>    OCR-kwaliteit: PDF/A-1b of elke ander gangbaar bestandstype**

>>>  Toepassing 2dA Control® en 2dA Track&trace System®

>>>>Bewaarplicht: oorspronkelijk archiefmateriaal kan in aanmerking komen voor vernietiging (na digitalisering)

 

*

PDF-A is door de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief aangeduid als de aanvaardbare norm tot vervanging van origineel materiaal

**

Opdrachtafhankelijk

 

Nb.

2dA levert uw digitale data standaard op het allerhoogste kwaliteitsnorm uit (en daarmee voor dezelfde prijs)

2dA levert uw digitale data standaard (tenzij anders door opdrachtgever gewenst) full colour retour. Ook hiermee krijgt u meer tegen dezelfde kosten
Archief digitaliseren

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact